Автоматизация документооборота с помощью SharePoint 2019 Standard и Microsoft Power Automate для Dynamics 365 Business Central: как повысить эффективность бизнеса

Мой путь к автоматизации: от хаоса к порядку с SharePoint 2019 Standard

Раньше мой розничный бизнес тонул в бумагах – счета, накладные, договоры. Я тратил уйму времени на поиск нужных документов.

Но с SharePoint 2019 Standard всё изменилось! Теперь у меня есть единое хранилище для всех документов, доступное из любого места.

Поиск стал быстрым и удобным, а контроль версий избавил от путаницы. Моя работа стала эффективнее, а бизнес – организованнее!

Розничный бизнес и его ″бумажные″ проблемы

Помню, как открывал свой первый магазинчик – глаза горели, а душа пела от предвкушения успеха. Но эйфория быстро улетучилась, сменившись рутиной бумажной работы. Счета, накладные, договоры с поставщиками, акты выполненных работ – горы документов грозили погрести меня под собой.

Каждый день превращался в бесконечный квест ″Найди нужный документ″. Я тратил часы, копаясь в папках и файлах, пытаясь отыскать нужный акт или счет. А уж если требовалось согласовать договор с несколькими отделами, то это превращалось в настоящий кошмар. Бесконечные распечатки, подписи, сканирование – казалось, этому не будет конца.

Особенно остро проблема встала, когда бизнес начал расти. Открытие новых точек, расширение ассортимента – всё это привело к лавинообразному увеличению документооборота. Я понимал, что так дальше продолжаться не может. Нужно было найти решение, которое позволит мне избавиться от бумажного хаоса и сосредоточиться на развитии бизнеса.

Пробовал разные варианты – от банальных папок с файлами до специализированных программ для учета документов. Но всё это были лишь полумеры. Папки быстро разрастались, а программы оказывались слишком сложными и громоздкими для моих потребностей.

Кроме того, меня беспокоила безопасность хранения документов. Бумажные копии легко терялись или портились, а электронные файлы хранились на разных компьютерах, что создавало риск утечки информации.

Я понимал, что мне нужна система, которая обеспечит:

  • централизованное хранение документов;
  • быстрый и удобный поиск;
  • контроль версий документов;
  • надежную защиту информации;
  • возможность совместной работы с документами.

Именно тогда я и наткнулся на SharePoint 2019 Standard.

SharePoint 2019 Standard: мой спаситель в мире документов

SharePoint 2019 Standard стал настоящим спасением для моего бизнеса. Теперь все документы хранятся в одном месте, доступном с любого устройства.

Больше никаких потерянных файлов и бесконечных поисков! Система контроля версий избавила от путаницы, а гибкие настройки прав доступа обеспечили безопасность информации.

Управление документами: от поиска к порядку

Первым делом я создал в SharePoint структурированное хранилище документов. Разделил всё по отделам и типам документов: договоры, счета, накладные, акты. Теперь каждый файл лежал на своём месте, а удобная система поиска позволяла мгновенно найти нужный документ по ключевым словам.

Но настоящим откровением для меня стала система метаданных. Я добавил к каждому документу дополнительные поля: дата создания, автор, отдел, статус. Это позволило мне фильтровать и сортировать документы по различным параметрам, что значительно ускорило работу.

Например, раньше, чтобы найти все неоплаченные счета от определенного поставщика, мне приходилось перебирать кучу папок и файлов. Теперь же достаточно выбрать нужные фильтры, и система сама выдаст мне список всех relevant documents.

Отдельного внимания заслуживает система контроля версий. Больше никаких путаниц с разными версиями одного и того же документа! SharePoint автоматически отслеживает все изменения и позволяет в любой момент вернуться к предыдущей версии файла.

Это особенно актуально при совместной работе над документами. Например, если несколько сотрудников вносят правки в договор, система сохраняет все версии и позволяет отследить, кто и какие изменения вносил.

Ещё одна полезная функция – настройка прав доступа. Я могу указать, кто из сотрудников имеет право просматривать, редактировать или удалять определенные документы. Это обеспечивает безопасность информации и предотвращает несанкционированный доступ к конфиденциальным данным.

В результате внедрения SharePoint 2019 Standard я получил:

  • Порядок в документах. Все файлы хранятся в одном месте, а удобная система поиска позволяет быстро найти нужный документ.
  • Экономию времени. Мне больше не нужно тратить часы на поиск и сортировку документов.
  • Улучшение контроля. Система метаданных и контроля версий позволяет отслеживать все изменения и обеспечивает прозрачность документооборота.
  • Повышение безопасности. Гибкие настройки прав доступа защищают информацию от несанкционированного доступа.

Но на этом я не остановился. Ведь SharePoint 2019 Standard – это не просто хранилище документов, а мощная платформа для автоматизации бизнес-процессов. И тут мне на помощь пришел Microsoft Power Automate.

Microsoft Power Automate: волшебная палочка для автоматизации

Power Automate – это как волшебная палочка, которая превращает рутину в автоматизированные процессы. С его помощью я настроил автоматическую отправку уведомлений, согласование документов и многое другое.

Теперь рутинные задачи выполняются сами собой, а у меня освободилось время для более важных дел. Это настоящая магия для бизнеса!

Автоматизация рутины: от часов к минутам

Первым делом я решил автоматизировать процесс согласования договоров. Раньше это была настоящая головная боль. Документ нужно было распечатать, отнести каждому ответственному лицу на подпись, собрать все подписи, отсканировать документ и отправить его контрагенту. Весь процесс занимал несколько дней, а то и недель.

С помощью Power Automate я создал простой workflow. Теперь, когда новый договор загружается в SharePoint, система автоматически отправляет уведомления ответственным лицам. Они могут просмотреть документ прямо в системе и поставить электронную подпись. После того, как все подписи собраны, договор автоматически отправляется контрагенту.

Весь процесс теперь занимает считанные минуты! Я сэкономил кучу времени и нервов, а сотрудники отдела продаж смогли сосредоточиться на более важных задачах, чем беготня с бумажками.

Далее я автоматизировал процесс обработки счетов. Раньше бухгалтер тратил уйму времени на то, чтобы вручную вносить данные из счетов в систему учета. Теперь же Power Automate сам извлекает данные из счетов, загруженных в SharePoint, и передает их в Dynamics 365 Business Central.

Это не только сэкономило время бухгалтера, но и исключило ошибки, связанные с ручным вводом данных.

Кроме того, я настроил автоматическую отправку уведомлений о просроченных платежах. Теперь система сама отслеживает сроки оплаты счетов и отправляет напоминания клиентам, которые задерживают платежи. Это помогло мне улучшить финансовую дисциплину и сократить количество просроченной дебиторской задолженности.

Возможности Power Automate практически безграничны. Я автоматизировал множество других рутинных задач, таких как:

  • создание новых карточек товаров в Dynamics 365 Business Central при загрузке прайс-листов от поставщиков в SharePoint;
  • отправка уведомлений сотрудникам склада о поступлении новых товаров;
  • формирование отчетов о продажах и остатках товаров.

Автоматизация бизнес-процессов с помощью Power Automate позволила мне:

  • сократить время выполнения рутинных задач;
  • исключить ошибки, связанные с человеческим фактором;
  • повысить эффективность работы сотрудников;
  • улучшить контроль над бизнес-процессами;
  • сократить расходы.

SharePoint 2019 Standard и Microsoft Power Automate стали для меня настоящими помощниками в бизнесе. Они помогли мне навести порядок в документах, автоматизировать рутинные задачи и повысить эффективность работы компании. Теперь я могу сосредоточиться на стратегических вопросах и развитии бизнеса, не отвлекаясь на бумажную волокиту.

Процесс Было Стало
Согласование договоров
  • Распечатка документов
  • Сбор подписей вручную
  • Сканирование подписанных документов
  • Отправка по почте или курьером
  • Длительный процесс (несколько дней или недель)
  • Автоматическая отправка уведомлений ответственным лицам
  • Электронное согласование и подписание документов
  • Автоматическая отправка подписанных документов контрагенту
  • Быстрый процесс (несколько минут)
Обработка счетов
  • Ручной ввод данных из счетов в систему учета
  • Высокая вероятность ошибок
  • Затраты времени бухгалтера
  • Автоматическое извлечение данных из счетов
  • Передача данных в Dynamics 365 Business Central
  • Исключение ошибок
  • Экономия времени бухгалтера
  • Контроль оплаты счетов
    • Ручное отслеживание сроков оплаты
    • Ручная отправка напоминаний клиентам
    • Высокий риск просроченной дебиторской задолженности
    • Автоматическое отслеживание сроков оплаты
    • Автоматическая отправка уведомлений о просроченных платежах
    • Снижение риска просроченной дебиторской задолженности
    Создание карточек товаров
    • Ручное создание карточек товаров в Dynamics 365 Business Central
    • Затраты времени сотрудников
    • Вероятность ошибок
    • Автоматическое создание карточек товаров при загрузке прайс-листов в SharePoint
    • Экономия времени сотрудников
    • Исключение ошибок
    Уведомления о поступлении товаров
    • Ручная отправка уведомлений сотрудникам склада
    • Задержки в обработке товаров
    • Автоматическая отправка уведомлений о поступлении новых товаров
    • Ускорение обработки товаров
    Формирование отчетов
    • Ручное формирование отчетов в Excel
    • Затраты времени сотрудников
    • Вероятность ошибок
    • Автоматическое формирование отчетов
    • Экономия времени сотрудников
    • Исключение ошибок
    Функциональность SharePoint 2019 Standard Microsoft Power Automate Dynamics 365 Business Central
    Хранение документов
    • Централизованное хранилище документов
    • Структурирование по папками и библиотекам
    • Метаданные для классификации и поиска
    • Контроль версий
    • Гибкие настройки прав доступа
    Ограниченное хранение файлов, связанных с автоматизированными процессами Хранение документов, связанных с бизнес-процессами, например, заказы, счета, контракты
    Поиск документов
    • Мощный поиск по ключевым словам, метаданным и содержимому
    • Фильтрация и сортировка
    • Сохраненные поисковые запросы
    Поиск файлов, используемых в автоматизированных процессах Поиск документов, связанных с бизнес-процессами
    Автоматизация процессов
    • Базовые возможности автоматизации с помощью рабочих процессов SharePoint
    • Интеграция с Power Automate для расширенной автоматизации
    • Широкий спектр триггеров и действий для автоматизации различных задач
    • Визуальный конструктор процессов
    • Интеграция с множеством приложений и сервисов
    • Встроенные рабочие процессы для автоматизации бизнес-процессов, таких как обработка заказов, выставление счетов, управление запасами
    • Интеграция с Power Automate для расширенной автоматизации
    Интеграция
    • Интеграция с Microsoft Office
    • Интеграция с Power Automate
    • Интеграция с другими приложениями и сервисами через API
    • Интеграция с сотнями приложений и сервисов, включая SharePoint, Dynamics 365, Office 365, Dropbox, Twitter и др.
    • Интеграция с другими приложениями Dynamics 365
    • Интеграция с Power Platform (Power BI, Power Apps, Power Automate)
    • Интеграция с другими приложениями и сервисами через API
    Управление доступом
    • Гибкие настройки прав доступа на уровне сайтов, библиотек, папок и документов
    • Группы пользователей и разрешения
    Управление доступом к автоматизированным процессам и данным Управление доступом к данным и функциональности ERP-системы
    Стоимость Лицензируется по серверной модели или в составе подписки Microsoft 365 Входит в состав подписки Microsoft 365 или доступен как отдельный сервис Лицензируется по пользовательской модели или в составе подписки Dynamics 365

    FAQ

    Какие еще возможности автоматизации предоставляет Power Automate?

    Power Automate – это универсальный инструмент, возможности которого ограничены только вашим воображением. Вот лишь некоторые примеры автоматизации, которые я реализовал в своем бизнесе:

    • Автоматическое сохранение вложений из электронной почты в SharePoint;
    • Отправка уведомлений в Teams при создании нового документа;
    • Автоматическое создание задач в Planner при получении нового заказа;
    • Синхронизация данных между SharePoint и другими приложениями, например, Salesforce или Dynamics 365;
    • Автоматическая публикация новостей компании в социальных сетях.

    Список можно продолжать бесконечно! Power Automate позволяет автоматизировать практически любую задачу, которая выполняется на компьютере.

    Сложно ли научиться пользоваться Power Automate?

    На первый взгляд Power Automate может показаться сложным, но на самом деле это очень интуитивно понятный инструмент. Microsoft предоставляет множество обучающих материалов, включая видеоуроки и подробную документацию.

    Кроме того, существует огромное сообщество пользователей Power Automate, которые всегда готовы помочь советом. Я сам начинал с простых workflow, а затем постепенно осваивал более сложные сценарии автоматизации.

    Нужно ли быть программистом, чтобы использовать Power Automate?

    Нет, для использования Power Automate не нужно быть программистом. Интерфейс программы интуитивно понятен, а для создания workflow используются готовые блоки-действия. Конечно, знание основ программирования может быть полезным, но это не является обязательным условием.

    Как интегрировать SharePoint с Dynamics 365 Business Central?

    Интеграция SharePoint и Dynamics 365 Business Central открывает широкие возможности для автоматизации бизнес-процессов. Например, вы можете настроить автоматическое создание заказов в Business Central при загрузке определенных документов в SharePoint, или же автоматически обновлять данные о клиентах в Business Central при изменении информации в SharePoint.

    Для интеграции этих двух систем можно использовать Power Automate или другие инструменты интеграции, например, Azure Logic Apps.

    Какие еще облачные решения для бизнеса предлагает Microsoft?

    Microsoft предлагает широкий спектр облачных решений для бизнеса, которые помогут вам повысить эффективность работы, улучшить коммуникации и обеспечить безопасность данных. Вот некоторые из них:

    • Microsoft 365: набор облачных приложений для продуктивной работы, включая Office 365, Teams и OneDrive;
    • Microsoft Azure: облачная платформа для создания и развертывания приложений, хранения данных и анализа;
    • Dynamics 365: набор облачных приложений для управления бизнесом, включая CRM, ERP и другие решения.

    Облачные решения Microsoft помогут вам сосредоточиться на развитии бизнеса, не отвлекаясь на технические вопросы.

    Не бойтесь экспериментировать и искать новые способы автоматизации бизнес-процессов. Это поможет вам сэкономить время и деньги, а также повысить эффективность работы вашей компании.

    VK
    Pinterest
    Telegram
    WhatsApp
    OK
    Прокрутить наверх
    Adblock
    detector